Wiele wiadomości e-mail trafia na złą stopę.Joe rolnik kóz/Flickr Wiele osób, których nie znam, zaczyna e-maile od zgrzytającego pozdrowienia. Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku. Moja zwykła odpowiedź: Tak… Nie znam Cię i jestem wystarczająco zdrowy, aby usunąć Twój e-mail bez dalszego czytania.
A biorąc pod uwagę wyniki nieformalnej ankiety, wiele osób czuje to samo.
Catharine Hamm, redaktor ds. podróży w Los Angeles Times , który otrzymuje niezliczoną ilość ofert od potencjalnych współpracowników i agentów PR, również obawia się otrzymywania e-maili Mam nadzieję, że dobrze się czujesz. To dzięki Bożej łasce jestem zdrowy, ale co, gdybym nie był? zapytała. Jestem pewien, że byłbym tak samo zły… Do tych ludzi mówię tak: Budowanie relacji oznacza pomaganie mi w pracy, a nie pytanie, jak się czuję. Oznacza to zrozumienie mojego rynku, a nie próbę zrozumienia mojej psychiki. Oznacza to identyfikowanie i zaspokajanie moich dziennikarskich potrzeb, a nie pomaganie mi w znalezieniu osobistego centrum.
Barbara Teszler, dyrektor generalny Teszler PR w Santa Monica w Kalifornii, mówirozpoczynam od Mam nadzieję, że ten e-mail Cię dobrze zaznajomił z zimnym telefonem, który się zaczyna Nie rozłączaj się ani nie wysyłaj pocztą ważnych informacji oznaczonych na kopercie na czerwono (ważną informacją jest to, że zostałeś wstępnie zatwierdzony do kredytu kartę z firmą, na której nie możesz się mniej przejmować). Ludzie wybierają „Mam nadzieję, że masz się dobrze”, aby nawiązać osobisty kontakt – brzmi to tak, jakbyś już spotkał tę osobę, a ignorowanie lub odrzucanie kogoś, kogo spotkałeś osobiście, jest bardziej niegrzeczne niż ignorowanie nieznajomego Nigdy się nie spotkałem, więc teoretycznie Twój e-mail jest bardziej prawdopodobne, że zostanie przeczytany w ten sposób – ale wydaje mi się, że jest to wymyślony i nieszczery.
Mike Plugh, profesor nadzwyczajny komunikacji w Manhattan College, uważa, że te pozdrowienia mają więcej wspólnego z interpretacją odbiorcy niż nadawcą. Jeśli ktoś napisze: „Mam nadzieję, że miałeś wspaniały tydzień” lub „Mam nadzieję, że dobrze cię zastało”, to jest szansa, że miałeś straszny tydzień lub że daleko ci do „dobrze”, ale uznanie naszego wspólnego Ludzkość jest prawdziwym przesłaniem, a nie konkretnymi nadziejami, mówi Plugh. Powodem, dla którego te przyjazne uprzejmości mogą wydawać się nieszczere, jest to, że patrzą na nas z białego ekranu, który jest z natury bezosobowy.
Zapisz się do codziennego biuletynu obserwatora 
Serwer poczty e-mail wyświetla alerty o spamie lub niechcianych wiadomościach e-mail.Zdjęcie: Ian Waldie/Getty Images
Według McClaina Watsona, dyrektora programów komunikacji biznesowej w Naveen Jindal School of Management na UT Dallas, ludzie muszą się trochę uspokoić. Jeśli zdanie „Mam nadzieję, że masz się dobrze” w e-mailu wywołuje u ciebie emocjonalną reakcję, to zdanie spełniło swoje zadanie, mówi Watson. Ton większości naszych codziennych e-maili jest proceduralny, transakcyjny i brzmi, jakby został napisany przez zombie dla zombie. Wyzwaniem dla tych z nas — takich jak ja — którzy chcą napisać e-mail dla ludzi z bijącym sercem, jest znalezienie sposobu na nawiązanie sympatycznego połączenia z czytelnikiem, aby nasz e-mail był czytany ludzkim głosem. „Mam nadzieję, że masz się dobrze” może nie być najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu, ale przez większość czasu wykonuje przyzwoitą pracę.
Ekspert od etykiety Brooke Straiton zaleca pisanie e-maili od tyłu. Twoje pierwsze zdanie powinno podsumować twoje potrzeby lub intencję e-maila, mówi. Dzięki temu ktoś może od samego początku wiedzieć, czy jest to wiadomość e-mail, którą należy pilnie zaadresować, zaewidencjonować jako informację, czy też podjąć odpowiednie działania. Jeśli chcesz dodać „uprzejmości”, zostaw je na koniec.
Jill Tipograph, współzałożycielka Kariera na wczesnym etapie , firma konsultingowa pomagająca młodym ludziom w zdobyciu staży lub pierwszej pracy, przyznaje, że ciężko jest od razu wejść do biznesu, dlatego ważne jest odpowiednie podejście. Musisz ustalić swoją osobowość i autentyczność. Musisz znaleźć coś wygodnego i akceptowalnego pod względem podejścia. Nie ma jednego rozmiaru dla wszystkich, mówi. Każda sytuacja jest inna. Podejście powinno odzwierciedlać postawę i/lub wizerunek, który można znaleźć w Internecie.
###
Pitch Perfect: skuteczne sposoby na rozpoczęcie e-maila
The Braganca poprosił Jill Tipograph o wskazówki, jak ulepszyć e-maile:
Mam nadzieję, że ten e-mail dobrze Cię sprawdzi, powinien być zarezerwowany na rozmowę telefoniczną lub e-mail uzupełniający do osobistego przedstawienia. Jeśli nie znasz jeszcze tej osoby, najlepiej zastosować inne podejście.
Autentyczność musi być prawdziwa, albo nie idź tą ścieżką. Bądź profesjonalny, a nie przypadkowy. Pomyśl o zakupie karty: Czy wysłałbyś nadgorliwą lub zbyt szczerą kartę komuś, kogo nie znasz?
Err po konserwatywnej stronie w podejściu. Rozpocznij e-mail z Szanownym Panem/Panią/Dr.; przechodź do imion osobistych tylko po nawiązaniu relacji lub relacji. Cześć lub Hej jest zbyt zwyczajny. Używaj imion i nazwisk: Jeśli nazywają się Robert, nie odnoś się do nich jako Bob w początkowej wiadomości e-mail.
Wspomnij osobę polecającą (jeśli masz jej pozwolenie) – zawsze zaczynaj od imienia i nazwiska tej osoby w temacie i pierwszym wierszu. To twój atut. Drogi (puste) — polecono mi (puste), który pomyślał, że będziesz kimś, z kim warto się skontaktować (puste).
Podejdź do ludzi używając ich branżowego żargonu – ludzie z dziedzin kreatywnych mówią w jeden sposób, a ci w bankowości inaczej. Ale w każdym razie mądrze jest nie być ekstremalnym. Różne branże mają różne standardy.
Użyj zabójczego wiersza tematu wiadomości e-mail — ludzie nie będą zawracać sobie głowy czytaniem samego e-maila, jeśli temat nie będzie rezonować. Upewnij się, że jest odpowiedni, zwięzły i daje komuś powód do otwarcia. W dzisiejszych czasach tak wiele trafia do spamu, więc wstawienie wspólnego zainteresowania, alma mater lub osoby, która Cię poleciła, jest ważne i cenne.
Wyślij e-mail uzupełniający — pierwsze e-maile często nie są czytane. Wyróżnij to: mam nadzieję, że masz wspaniały tydzień i chciałbyś śledzić mój e-mail w zeszłym tygodniu.
Zirytowany zwierzak
Unikaj emotikonów, ponieważ mogą one wywołać błędne pierwsze wrażenie.
Nie wspominaj o kimś bez jego zgody.
Nie przypisuj osobie pseudonimu. Opis: Niedawny absolwent college'u skontaktował się z Jill online i powiedział: Hej Jilly. Nikt nie nazywał mnie Jilly, odkąd byłam dzieckiem, a tylko mój mąż od wielu lat nazywał mnie tak ujmująco od czasu do czasu, powiedziała. Bardzo się zniechęciłem.
Potrójny dowód — żenujące jest widzieć błędy ortograficzne i niepoprawne użycie gramatyki — zwłaszcza błędne nazwisko lub nazwa firmy (pomyśl o podaniach na studia, np. niewłaściwa nazwa uczelni w eseju).
Nie proś o bezpłatną poradę lub pracę, nie oferując w zamian czegoś wartościowego. To jest zbyt asertywne i odpychające.
