Jak większość ludzi, moje dni wypełniają pilne, ale często błahe zadania.Unsplash Kiedy Bonnie Ware, pielęgniarka opieki paliatywnej, która opiekuje się pacjentami w stanie terminalnym w ostatnich tygodniach ich życia, zapytała, czego ludzie najbardziej żałują, w kółko pojawiało się 5 odpowiedzi:
- Żałuję, że nie miałam odwagi żyć życiem wiernym sobie, a nie takim, jakiego oczekiwali ode mnie inni
- Żałuję, że tak ciężko pracowałam
- Żałuję, że nie miałam odwagi wyrazić swoich uczuć
- Żałuję, że nie mogłem pozostać w kontakcie z przyjaciółmi
- Żałuję, że nie pozwoliłam sobie być szczęśliwsza
Dużo myślę o tej liście podczas pracy.
Jak większość ludzi, moje dni wypełniają pilne, ale często błahe zadania. E-maile. Spotkania. Nadrabiania zaległości. Połączenia.
To jak spłacanie wysoko oprocentowanej karty kredytowej. Pracuję do szpiku kości, ale ledwo robię wygięcie w zasadzie . Kiedy myślę wstecz o tym, co osiągnąłem w danym tygodniu, czasami nie przychodzi mi do głowy nawet jedna rzecz. Jak to się dzieje?
Podczas wykładu w Stanford Phil Libin, dyrektor generalny Evernote, zajął się dokładnie tym problemem, omawiając, jak odróżnić to, co jest pilne, od tego, co jest ważne w twoim życiu:
Pilne zadania to zadania, którymi trzeba się zająć natychmiast.
Są to takie rzeczy jak rozmowy telefoniczne, zadania z zbliżającymi się terminami i sytuacje, w których musisz szybko reagować. Odpowiadanie na e-mail, kiedy musisz to zrobić, jest zwykle pilnym zadaniem.
Ważne zadania to zadania, które przyczyniają się do realizacji długofalowych misji i celów.
Są to takie rzeczy jak książka, którą chcesz napisać, prezentacja, którą chciałbyś zrobić w ramach promocji, i firma, którą planujesz założyć.
Problem polega na tym, że ważne zadania są zwykle przebijane przez pilne zadania. Więc jeśli masz ograniczoną ilość czasu w ciągu dnia, jak możesz mieć pewność, że poświęciłeś czas na ważne zadania?
Korzystanie z matrycy decyzyjnej do decydowania o tym, co jest ważne
Jednym ze sposobów, aby dowiedzieć się, co jest najważniejsze, jest użycie Macierz decyzyjna Eisenhowera : 
Za każdym razem, gdy to robisz, dokonujesz kompromisu między ważnym a pilnym.Jamesclear.com/Crew.co
Opracowany przez Dwighta Eisenhowera, pięciogwiazdkowego generała w armii Stanów Zjednoczonych, naczelnego dowódcę sił alianckich w Europie podczas II wojny światowej, rektora Columbia University, och, i prezydenta USA przez dwie kadencje, to proste pudełko dzieli zadania na proste kategorie:
W lewym górnym rogu ( Ważne i pilne ), możesz umieścić takie rzeczy, jak kryzysy, terminy i problemy.
Prawy górny róg ( Ważne i nie pilne ) może składać się z takich rzeczy, jak relacje, długoterminowe planowanie projektów i rekreacja.
Lewy dolny róg ( Nieważne i pilne ) może składać się z przerw, spotkań i czynności.
Prawy dolny róg ( Nieważne i niepilne ) mogą składać się z marnotrawców czasu, przyjemnych zajęć i innych trywialnych zadań.
Bardzo łatwo jest wyeliminować rzeczy nieważne, niepilne. To trochę bez myślenia. Chcesz spędzić tam jak najmniej czasu.
Ważne i pilne sprawy to oczywiście pierwsze rzeczy, którymi powinieneś się zająć.
Ale co z ustalaniem priorytetów między pozostałymi dwoma kwadrantami? W tym momencie sprawy stają się trudne.
Większość ludzi domyślnie wykonuje pilne zadania w pierwszej kolejności — problem polega na tym, że jeśli zawsze wykonujesz pilne zadania, nie jesteś w stanie wykonać ważnych zadań .
Zawsze pojawiają się pilne zadania. I zawsze będą pilniejsze zadania, niż masz czasu do wykonania, bez względu na to, jak bardzo się starasz.
Czy kiedykolwiek przyłapałeś się na tym, że mówisz: [X] jest naprawdę ważny, ale nie mam teraz na to czasu?
Za każdym razem, gdy to robisz, dokonujesz kompromisu między ważnym a pilnym. Lao Tzu mówi: Czas to rzecz stworzona. Powiedzenie „nie mam czasu” to jak powiedzenie „nie chcę”.
Lub, jak to ujął Picasso, odkładaj do jutra tylko to, co chcesz umrzeć, pozostawiając niewykonane.
Jak sprawić, by ważne zadania były pilne
Najprostszym sposobem upewnienia się, że ważne zadanie jest pilne, jest: daj mu termin .
Terminy są tym, co sprawia, że pilne zadania są pilne: Fakt, że musisz się nimi zająć natychmiast. Często też brak terminów sprawia, że ważne zadania są tak nieważne. Zwykle są to rzeczy, do których w końcu możesz się dostać.
Na przykład musisz zapłacić czynsz do końca miesiąca. To termin. W miarę zbliżania się tego terminu zadanie staje się coraz pilniejsze.
Z drugiej strony Twój cel, jakim jest uzyskanie formy, jest ważny, ale wcale nie jest pilny. Czy ty mieć zdążyć na siłownię do końca miesiąca? Prawdopodobnie nie.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jeśli chcesz mieć pewność, że ważne zadania zostaną wykonane, jest wyznaczenie terminów. Ważnym zadaniem jest prawie zawsze ogromny zestaw zadań (często bardziej przypominają projekty) i aby ustalić termin, musisz najpierw rozbić go na mniejsze zadania i ustalić dla nich terminy.
Moje ulubione podejście do tego pochodzi od Robienie rzeczy , w którym David Allen pyta:
Jakie jest następne fizyczne działanie, które musisz podjąć, aby zrobić postęp w tym zadaniu?
To jest rzecz, na którą musisz ustalić termin.
W tym momencie pojawia się najważniejsza część, ponieważ nie wystarczy po prostu ustalić termin.
Dlaczego potrzebujesz poważnych terminów
Drugą cechą pilnych zadań, która sprawia, że są pilne, jest to, że ich terminy nie podlegają negocjacjom.
Niedotrzymanie terminu wiąże się z poważnymi konsekwencjami.
To oczywiste, dlaczego tak jest w przypadku niepłacenia czynszu. Najpierw właściciel zadzwoni do ciebie i zacznie na ciebie krzyczeć. Jeśli jesteś wrażliwy na presję społeczną, prawdopodobnie wystarczy, abyś płacił czynsz na czas. W przeciwnym razie w końcu zostaniesz postawiony przed sądem i eksmitowany, co dla większości ludzi jest wystarczająco poważne.
Problem z wyznaczaniem terminów ważnych zadań polega na tym, że nie stają się one automatycznie poważne. Jeśli powiem, że muszę iść na siłownię przed końcem tygodnia, w zasadzie nie ma żadnych konsekwencji za niedotrzymanie tego terminu.
Jak więc sprawić, by terminy były bardziej znaczące? Oto kilka sposobów:
1. Upublicznij to
Jednym ze sposobów uczynienia terminu poważniejszym jest podanie go do wiadomości publicznej. Kiedy jesteś publicznie odpowiedzialny za termin, nie możesz oszukać samego siebie. Drugą stroną tej monety jest to, że jeśli ustalisz datę publicznie, lepiej upewnij się, że faktycznie możesz ją trafić. Nie ma to jak stres związany z dotrzymaniem terminu, który sam sobie wyznaczyłeś zbyt agresywnie.
2. Twórz nagrody i kary
Innym sposobem na sprawienie, by termin był poważniejszy, jest ustalenie nagrody za trafienie lub kary za chybienie. Ustaw ten zestaw nagród i kar z wyprzedzeniem i upewnij się, że nie jesteś osobą odpowiedzialną za jego wykonanie. Na przykład wypisz czek na 2000 dolarów na jakąś organizację polityczną, której nienawidzisz, daj go swojemu przyjacielowi i powiedz mu, żeby go wysłał, jeśli nie dotrzymasz terminu.
3. Zachowaj odpowiedzialność innych
Jeśli chodzi o pociąganie innych (takich jak członkowie Twojego zespołu) do odpowiedzialności za terminy, ważne jest, aby ludzie zdali sobie sprawę, jak ważne są dla Ciebie terminy. Nie możesz tolerować niedotrzymanych terminów. A to oznacza meldowanie się i prowadzenie niewygodnych rozmów w przypadku niedotrzymania terminów. Jeśli tego nie zrobisz, ludzie, co zrozumiałe, założą, że terminy nie są dla Ciebie tak ważne i zaczną być coraz częściej odsuwane lub pomijane.
4. Ustaw dla siebie stałe przypomnienia
Bardzo łatwo zignorować termin, chyba że masz ciągłe przypomnienie. Pilne zadania często mają wbudowane przypomnienia, takie jak przyjaciel lub współmałżonek, który ciągle nakłania Cię do zrobienia czegoś. W przypadku ważnych zadań musisz samodzielnie skonfigurować te przypomnienia. Umieść lepki na biurku. Ustaw wydarzenia w kalendarzu lub minutniki. Umieść znak przy lustrze w łazience. Rób, co musisz zrobić.
*****
Czy to wygląda na dużo pracy? Cóż, może być na początku. Ale z biegiem czasu staje się to łatwiejsze i przekonasz się, że czujesz się znacznie mniej zestresowany.
Zawsze będziesz mieć wystarczająco dużo pilnych zadań, aby wypełnić cały dzień, tydzień, rok, a nawet całe życie. Ale to, na co naprawdę powinieneś poświęcać większość swojej energii, to osiąganie ważnych rzeczy, aby nie znaleźć się z listą żalu za rzeczami, na które nigdy nie znalazłeś czasu.
Jory MacKay jest redaktorem @CrewLabs , gdzie ten post pierwotnie się pojawił . Chcesz nauczyć się, jak stać się najlepszą wersją Ciebie? Kliknij tutaj aby dołączyć do tysięcy twórców i przedsiębiorców, którzy otrzymują nasz cotygodniowy e-mail na temat zwiększania kreatywności i produktywności.
